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Internes Kontroll-System (IKS)


Was ist ein Internes Kontroll-System (IKS)?


Ein IKS kann vereinfacht als ein System beschrieben werden, das die Ordnungsmäßigkeit der buchhalterischen Tätigkeit in den betrieblichen Arbeitsabläufen und die Einhaltung von betrieblichen und gesetzlichen Regelungen (Compliance) überwacht und dokumentiert. Bei Abweichungen wird gewarnt und protokolliert, wobei auch Prozessstörungen aufgrund von Soft- oder Hardwarefehlern der EDV-Anlage abgefangen werden sollten.


Software, die ein IKS enthält, überwacht also inwieweit sich der Anwender an festgelegte Regeln und steuerliche Vorgaben hält, um den Betrieb vor Schaden und oder Ahndung durch Kontrolleure zu schützen.


Sie sind als Steuerpflichtiger dazu verpflichtet für "die Einhaltung der Ordnungsvorschriften" "Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren" (GoBD, 6. Internes Kontrollsystem (IKS), S. 22).


Warum und wofür braucht man ein IKS in seinem DMS?


Heutzutage laufen die meisten Verwaltungsprozesse digital und vernetzt ab: Aufträge und Rechnungen werden mit Hilfe einer geeigneten Software erfasst und bearbeitet, die erforderlichen Daten über Schnittstellen bezogen und ausgetauscht, Bilder hinterlegt, Dokumente archiviert und so weiter. Dabei wird eine Menge an Daten produziert und gespeichert: Auch die erzeugten Buchungen landen auf einem digitalen Buchungsstapel. Und so greifen Betriebsprüfer immer seltener auf Papier zurück, sondern bevorzugen die schnelle und einfache Prüfung der digitalen Betriebsdaten mit spezieller Software (z.B. IDEA). Den Überblick über das eigene Papier zu behalten und die Ordnungsmäßigkeit seiner Aktenordner zu überwachen, waren und sind die Meisten noch in der Lage: Doch wer kann als Nicht-IT-Fachkraft seine Daten in gleicher Weise lesen und beurteilen? Deshalb sollte ein Internes Kontrollsystem in ihrer Software enthalten sein und Ihnen eine Unterstützung bieten, die Sie vor groben Anwender- und Systemfehlern und damit vor der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften und möglichen steuerrechtlichen Konsequenzen schützen kann.


Wie wird das in SFK.net umgesetzt? (Beispiele)


Die Rechnungsausgangsnummern müssen (lt. GOBDfortlaufend, chronologisch und eindeutig (nur für eine bestimmte Rechnung) vergeben werden. 

Aufgrund von programminternen Sicherungsmaßnahmen ist die Wahrscheinlichkeit, dass es z.B. durch Stromausfälle, Virenscanner, Abstürze oder ähnliches zu Rechnungsnummernlücken kommt, stark reduziert. Da allerdings nicht alle möglichen Fehler und deren Kombinationen verhindert werden können, prüft das Programm regelmäßig, ob die nächste Rechnungsausgangsnummer, die vergeben werden soll, zu der letzten bereits vergebenen Rechnungsnummer passt. Wenn nicht, wird eine eindringliche Warnung ausgegeben, die Ursache überprüfen zu lassen, bevor es zu einer Rechnungsnummernlücke kommt. Natürlich warnt das Programm auch, wenn bereits eine Lücke entstanden ist.

Ein weiteres Beispiel ist die Prüfung auf die Chronologie. Wird ein Belegdatum gewählt, das vor dem Datum der letzten Rechnung liegt, wird gewarnt. Diese und viele weitere Maßnahmen führen den Benutzer zu einem vorschriftsmäßigeren und -bewussteren Arbeiten. 


Es stehen zudem weitere GoBD-IKS-Funktionen zur Verfügung, in denen unter anderem die eigene Verfahrensdokumentation abgelegt wird. Diese hält fest, wie Sie ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation schützen und wie die Verfügbarkeit ihrer Daten sichergestellt wird (Datensicherung ect.). Lt. GoBD sind Sie zu der Anfertigung der eigenen Verfahrensdokumentation verpflichtet!

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